商務英文書信往來，雖然不必過分嚴肅，但有些用字遣詞還是要特別注意，否則一不小心就會讓人產生負面印象。
中文母語者，對某些英文字挾帶的含義可能比較無感，但放到英文語境中卻可能會冒犯到人，例如我們的中文腦可能想問「如果我資訊錯誤麻煩請再告知」，英文若寫成 “Correct me if I’m wrong” 卻會給人一種居高臨下的感覺。
參考職場專家在 Monster 網站的分享，以下幾個英文用語看似平常，卻可能讓收信者看了有點不爽，盡量在 e-mail 往來時斟酌避免。
Does that make sense?
在商務書信裡直接問對方 "Do you understand"（你懂嗎？）或是 "Does that make sense?"（聽起來合理嗎？），很容易給人一種居高臨下、成人對小孩說話、心底覺得對方有點笨或理解能力差的感覺。職場專家建議不如改寫成："If you have any questions, let’s discuss this on the phone."（如果你有什麼問題，我們電話上詳談。）
Obviously
當你要用 "Obviously"（顯然的、顯而易見的）這個字時，一定要謹慎，因為只要用了 Obviously，你言下之意就是預設對方「應該」要知道你接下來要講的這件事，如果對方不了解就是白痴。總之同樣給人一種居高臨下之感。
Correct me if I’m wrong
Correct me if I'm wrong，「如果我說錯了麻煩糾正我」，表面上聽起來好像很謙遜有禮，但在英文語境裡，卻有一種道貌岸然、上對下對話、假中立的感受，可能會讓人覺得你自以為比別人聰明。這句話在很多情況下，其實是廢話，直接說正題就好。
We need to talk about......
當你在 e-mail 裡寫 "We need to talk about......"（我們得來談談某事）時，雖然你的本意可能是要來討論某個問題，但這種句式在英文母語者聽起來，可能會有點強硬與負面之感，好像你接下來要開始「究責」某件事。職場專家建議，如果你和同事之間有些誤會需要釐清，可以的話最好直接面對面談，用 e-mail 時則要避免這類會火上加油、節外生枝的用語。
hello、hey、hi、cheers、bye
寫商務信件開頭時，除非你和對方是很好很熟的同事或朋友，否則不要用 Hello、hi、hey 等太過輕鬆的稱呼，信件結尾時，也不要用 Cheers 或 bye 這種隨便的用語。
商務信件不是簡訊，因此還是要維持基本的禮貌。開頭建議可以改成 Dear Mr.（名字）或 Dear Mrs.（名字）”。假如你先收到對方的信，你可以觀察對方習慣用什麼方式稱呼人，你就直接學他就好。收尾的時候則建議使用 Best regards、Warmly、All the best 等語。
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