工作這麼多年來,覺得最重要但常常被忽視的一種軟實力,就是「摘要力」。
最近讀了一本叫做《摘要力:刪掉九成重點,比別人強10倍的表達力》的書,作者山口拓朗把什麼是「摘要力」講得非常透徹。一個摘要力強的人,能在短時間內在龐雜的資訊中,爬梳出真正重要的訊息,然後精準地傳達給別人;然而摘要力弱的人,不僅常常搞不清楚事情真正的重點在哪,溝通方式也不清不楚,讓人摸不著頭緒。
可以說,只要有意識地提升「摘要力」,職場與人際關係就會大有進步。
摘要力強 vs 摘要力弱的人
優劣當下立判
一個摘要力強和一個摘要力弱的人,有哪些差別呢?山口拓朗在書中舉了兩個血淋淋的例子:
表達法1
今天為了針對前陣子的活動向各廠商致謝,我跑了幾家公司。在拜訪A公司的時候,剛好碰到了前田先生……。在談話間聊到我們公司的產品「好好吃」。結果,前田先生突然詢問是否有合作的機會。那個……因為他們剛好也很擅長網路業務,想請問您是否有時間能討論這件事呢?
表達法2
A公司的前田先生希望能對我們公司的產品「好好吃」在販售方面提供一些協助。他說可以幫我們製作電商網站,也可以協助網路媒體宣傳的部分。不知道您是否有時間與前田先生碰面討論一下呢?
這兩個人,哪個人說話比較清楚呢?想必大家馬上就能辨識出是第二個。那再讓我們看一個和別人討論電影心得的例子:
表達法1
有一個頭腦還不錯的主角,喔,外表看起來還滿帥的,主角的名字叫健一,他非常努力工作想做出什麼成果來。喔然後他的職場,就感覺有點……嗯……黑心企業,上司也經常藉權勢壓迫員工,不過更重要的是,這個健一他就只是靠一股傻勁往前衝的人……(滔滔不絕)。
表達法2
主角遭受不合理解僱後逆轉劣勢,憑藉話術成為了成功的 Youtuber。是個令人感動的故事。
表達法2雖然看似資訊比表達法1少了很多,但是不是更好懂,甚至使人產生想進一步了解細節的好奇?
摘要力,是刪除九成內容後的自信與精確
山口拓朗這麼總結:「摘要力」指的是抓住資訊重點,因應狀況簡潔且有邏輯地表達自身想法的能力。
我們身處資訊龐大的時代,如果毫無摘要力,就會被閒雜的資訊淹沒,為無關緊要的事情分心,頭腦不清不楚,連帶影響各層面的生活決策力。
一個摘要力強的人,能從龐大的資訊中挑出特別耀眼的重點部分傳達給他人,說話時會刪除九成的內容,留下一成真正重要的部分內化與輸出,而對方也會在無形中,感到你對自己要表達的東西有自信、有掌握,使人感到信賴與安心。
不擅長摘要的人,在「輸入」與「輸出」的部分可能都有問題。這種人可能電影看了兩個小時,卻完全說不清剛剛看了什麼,這就是輸入資訊的能力不足;或者,他們可能覺得「「如果不多說一點對方無法理解」,於是拼命堆疊詞句,但是這反而會向別人傳達出你缺乏自信、不知道重點在哪的感覺。
摘要力不只能加強工作能力
更能幫助我們情感連結
訓練「摘要力」之所以重要,是因為它能在生活各個層面幫助你。
個人層面上,摘要力強的人能快速辨別生活中有用和無用的資訊,以此獲得更清楚的人生方向,做出更精確且有效的正面決策。
工作層面上,摘要力能幫助我們團隊溝通、挖掘良機、產出具有重點且打動人心的產品。
情感層面上,有摘要力的人在聽人說話時,更能找出話語底下的大重點,從而達到人與人之間的深層連結。
增強「摘要力」,
從這 3 個方向著手
山口拓朗說,要培養摘要力,要從三個方向著手:
1 收集資訊(收集充分必要的資訊)
2 整理資訊(將資訊分類)
3 表達資訊(簡潔的傳達給對方)
首先學會判斷資訊相對當下人事物,是重要還是不重要,並透過「資訊收集天線」小技巧、「5W3H提問模式」,克服認知偏差,取得正確優質資訊;然後學會在腦中為資訊建立清晰的「資料庫」,加大資訊掌握度的同時,也讓思緒更清晰,並從中激發出新的創意;最後是學會以「主幹→樹枝→樹葉」邏輯輸出資訊,活用「一句話」「舉例型」等模式,搭配「關鍵字」做說明,每次都一語中的。
如果你想更了解細節,請親自閱讀《摘要力:刪掉九成重點,比別人強10倍的表達力》這本書,相信你會收穫良多!
《摘要力:刪掉九成重點,比別人強10倍的表達力》
作者:山口拓朗/譯者:吳羽柔
商周出版
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