評估工作整體表現時，我們往往會注重在比較大的事件上，例如負責了哪個案子、獲得了哪些數據、認識了哪些人脈等等，但是，工作中的「小事」其實也扮演著舉足輕重的角色，真正專業的人，會連小事情都做得專業且一絲不苟，為事業建立良好的習慣與基石。我們和職場高手的差距，往往就在這些小細節的堆積裡。
其中一個很重要卻常常被忽略的，就是寫 e-mail 的能力。每一封 e-mail 本身就是一個小小的信件，乘載著某個故事與訊息，好的 e-mail 會在茫茫信海中脫穎而出，甚至馬上勾起人的好奇心與閱讀慾望，並在對方心中留下專業可靠的印象。曾在臉書與雀巢工作的職場專家 Janine Kurnoff 與 Lee Lazarus，在 Business Insider 上分享幾個寫出漂亮 e-mail 的訣竅，不妨參考看看：
#
言簡意賅很重要，但不是越短越好
我們都知道大家都很忙，寫 e-mail 言簡意賅很重要，但是言要簡到什麼程度？意要賅到什麼地步？
如果 e-mail 的開頭，沒有提供任何「前情提要」、動機說明、甚至重要的自我介紹，而是一下子就開門見山要對方做某件事或回應某件事，除非你和收件者已經熟到不能再熟，否則這種寫法其實會讓收件者摸不著頭緒，還得花心力去思考你到底是誰、在說些什麼，有的人甚至會因此直接懶得回信。
e-mail 不是字越少越好，而是要在盡量精簡的字數中，完整地給予對方你是誰、你來信的動機、你希望對方做的事情等資訊。
#
拒絕無效標題，主旨本身就該是信件大重點
很多人的 e-mail 主旨寫得非常無聊，例如「關於上次會議結果」、「請跟進」、「十二月統計資料」等，這樣的主旨太過籠統蒼白，很容易被人忽略掉。
標題主旨不只要精簡確實、一目瞭然，更得包含重要的資訊。下次在下標時，不妨從信件本身裡拉一句「主要句」出來放到標題上，例如與其寫「關於上次會議結果」，不如寫「三月銷售會議討論出的 3 個新方案」等。
#
寫 e-mail 也是一種「說故事」的藝術
寫 e-mail 有時候其實有點像寫極短篇故事，每一封信都有起承轉合，有人物，有衝突，也有最後的解決方案。
當然 e-mail 不需要像真的故事一樣寫的文情並茂，只是在考慮架構與內容時，可以以一種「說故事」的心態，精簡而完整地提供以上提到的重要資訊，這樣才稱得上是「有內容」的一封信，成功在對方心中留下印象，並且提高對方閱讀與回信的意願，讓人感覺是在和另一個有血有肉的人對話，而非冷冰冰的工作機器。
#
記得在最後重複一次重點，加深印象
前面說到，信件標題最好本身就是整封信的「大重點」，讓人在收到信的當下就知道這封信的意義在哪，但別忘了，在你闡述完信件的主要內容之後，記得也可以再重複寫一次信件重點，重申一次你需要對方做的事情，以此收束整封信的大要，並留下深刻印象。
Read More
>>> 職場上真正討喜的人，不是練就舌燦蓮花，而是懂得不去碰這些「陷阱」話題
>>> 這 5 種能力，是比學歷更重要的「隱形學歷」，但多數職場人都沒有
>>> 厲害老練的職場人，都注意到這 12 件別人忽略的「小事」
Cover / Art design : 7
