一直以來,我都很羨慕能夠一心多用的人。一邊吃早餐,一邊讀英文,一邊搭車,一邊整理工作清單等等。更不用說,上班的時候,和同事聊天時,也能完成自己的工作。每次身旁有這樣的人,都會佩服他們的高效率,還有靈活彈性的做事思維。
多工作業能力 (multitasking),是我過去很多年來想要提升的技能,但長期嘗試下來,卻發現自己一點都不適合這樣的工作形式。我並沒有成為一個能同時在不同事情上,都處理到位的多工者,反而常常陷入忙東忙西,回過頭來卻很多事情都沒有完成的局面。
前一段時間,我接觸到了 Batch Working 批量工作模式,這是一個和多工幾乎相反的工作思維。在使用了這個工作方法後,我終於漸漸脫離了瞎忙的生活。
不要被眼前看似面面俱到的假象給欺騙
好好完成工作才是首要目標
和我一樣在追求多工工作能力的人,一定有過幾次這樣的經驗。在一些日子里,覺得自己能量無限,成功一次完成很多事情。當一整天結束後,忘不掉那滿滿的成就感。從此之後,就一直很想要再追尋一次這樣的工作狀態。但,這種偶爾才會出現一次的奇蹟,反而成為之後的枷鎖。
其實大部分的時間裡,工作中都會有突發狀況,或是腦袋打結,或是精神不佳,多線工作的下場,很常就是多頭空。當我不斷嚐到這種挫折後,決定開始轉向 Batch Working 的方式。
Batch Working 批量工作:
在設定的時間裡,瘋狂地只做一件事情
Batch Working 批量工作,意思是在一個較長的時間段裡,只專注於一個工作項目。網路上有分享各種不同的批量工作模式。其中,我選擇了一個適合自己的方法,以四小時為一個單位去完成工作。
除去因為會議、外出等等,一定需要分割出來的時間外。我把自己的工作,區分成四小時為一組。在這個時間段,只做單一項目。例如,如果這週我需要想新的提案內容,但手邊同時又已經有在進行中的計畫。我當天早上,就會決定,要優先把第一個四小時讓給哪一項工作。如果想做提案的工作,我就不會再碰另一個。這段時間裡,盡可能想越多提案越好。多的,就當作之後可以使用的內容而保留起來。
另外,在情況允許下,如果有同事需要協助,或是詢問另一件計畫的事情。我都盡可能地微婉告知,要到四小時結束後,才能處理。
大腦其實無法一次處理很多事情
只是在不斷地在切換而已
很多推廣 Batch Working 的人都分享,多工只是一種假象。我們如果不斷地在各個工作中轉換,其實大腦會一直處於「變動」的狀態,久了會疲勞。而大腦重新對一件事情熟悉的過程,反而會浪費了更多時間。
有時候我在批量工作的過程中,還是會忍不住,放下手邊原本的工作,跑去處理別的事情,但往往事後回頭看,臨時跑去處理的事情,其實並不緊急,反而是事後,要回到原先手上工作時,還需要再想一下自己倒底處理到了哪個階段。
這一來一往,很多時間和好的思緒,在無形中都被浪費掉了。
要放下追求一心多用的想法,比想像中困難。尤其是剛開始,這個方法會讓一天能夠做的事情變少,自己就會有些慌張。不過,經過一段時間後,慢慢會發現雖然做的事情不多,但相對地,完成度卻大大的提高。
在開始使用批量的思維後,不管是在工作,或是生活雜事上,我大大地減少了,陷入不知道自己在忙什麼的情況。
Art Design: Vickey