Email 是商業世界的第一印象，所有溝通都透過郵件進行。但在學習語言時，我們在學會新字之後，還要學會怎麼挑選字詞的使用。下列是一些可以注意的雷區。
1.
用 Changed 取代 Delayed
標題是一封 Email 最重要的部分。
它決定了收件者第一次接觸到訊息的剎那感受，定調了讀者的態度，甚至決定了要不要讀這封信。不要使用會帶來負面情緒的字眼，而是要讓讀者很願意打開你的信。
若需要寄出一封「計畫有變」的通知信，標題便要避免使用 cancel 或 delayed，因為「取消」和「延遲」都令人失望，甚至讓人不經意地想咎責。我們可以用 changed 、rescheduled、altered、revised 來表達「有所更動」。
Delay in the project schedule
試改成：
Changes in ABC project schedule
同理，若要表達「時間待定」，不要直翻使用 Uncertain 這類的否定字眼，在忙碌的商業世界裡，可能還會帶給人一種飄忽不定的煩躁。
相比之下，(yet) to be confirmed 便中性許多。
The meeting date is still uncertain.
試改成：
The new meeting date is to be confirmed.
寫完 Email 之後，先唸出來讓自己聽到，那些負面用語便會被偵測到了。
2.
懂得運用簡單字眼才是關鍵
不要怕使用簡單的字眼，因為直觀且正確的傳達訊息是商業 Email 的最終目標。
較難的字便可能在閱讀過程中失真，仰賴讀者自行釐清和詮釋的字眼，都不是好的用語。
下列第一句用了許多書面用語，乍看之下字彙量爆棚，但其實「聰明反被聰明誤」，既不直觀，又很拗口。
此外，結尾的 please let us know 的輕鬆語氣又與上面差距過大，顯得頭重腳輕。
If you encounter difficulties regarding utilizing our service into your workflow, please let us know.
（如果您遭遇到一些有關在您工作流上使用我們服務的困難，請讓我們知道。）
試改成：
If you have any questions about our new service, please don’t hesitate to ask us for help.
（如果您對於我們的新服務有任何問題，請直接向我們詢問。）
畢竟，商業書信不是要讓你把所有會的單字片語都秀出來的場合。
懂得去蕪存菁才是關鍵。
3.
Be personable but professional.
若不小心有了失誤，也要避免使用具有極端性質、透露情緒的字眼。我們不想要聽起來很緊繃慌張，而是要沉著自若應對進退。因此，秘訣便是 be personable but professional，多使用中性形容詞。
第一句中的 unfortunate 和 wrong ，有著「不幸」和「錯誤」等絕對性質，也透露出個人情緒的字眼。雖然也許道歉感十足，但姿態可以更親切圓融。
It’s really unfortunate that we made the wrong appointment for you. Please email us your schedule and we will rearrange the time.
試改成正面回覆：
I am so sorry about the confusion. We may have mixed up the calendar and accidentally scheduled you for today instead of tomorrow. Let me know what times work best for you, and I will happily rearrange to fit you in.
4.
要站在讀者立場書寫
許多時候，我們都習慣站在「以書寫者為主」的立場上書寫，用了許多第一人稱的 I 與 We，給人的自我中心感十足，難免引起反感。若站在讀者角度書寫信，便會讓人感到被尊重，也因此更願意讀信。
I want to ask you a question.
試改成：
You are highly recommended by my colleagues.
I hear you are the person to speak to about.
曾有人資表示，如果讀到超過 5 個以上用第一人稱（也就是 I）在一封信裡，他便會直接丟到垃圾桶。
不過，當信件有負面意涵時，要注意不要使用讀者為中心的寫法，此時，寫者中心的寫法才能降低責備意味。
You will need to send us the following missing information because you sent us incomplete data.
試改成：
I don’t have the information needed to complete your transaction. I would appreciate it if you could send me the following information.
Art Design : Chara
