英文商務信件真的很讓人頭痛，身為非英文母語人士，寫信時一方面要注意自己的文法，一方面又要拿捏英文語境裡的一些眉眉角角，深怕一不小心就冒犯到別人，又或是透露出自己不夠專業，真的讓人煩躁不已。
例如，你知道英文商務信件最後，最好不要用一般信件常見的 "Sincerely yours" 做結尾嗎？又或是在商務信件裡，用 "I think" 這句表達觀點，可能會給人一種「弱弱的」感覺？以下整理了近期歐美商務英語網站上，建議避免使用的用語，趕快來幫自己 update 一下：
"Sincerely yours,"
以前很多人寫信的時候，最後會寫一句 "Sincerely yours," 後再署名。這句話雖然很友善，但現在用在商務 e-mail 裡面，可能會給人一種有點過時、過分親暱與私人的感覺。除非你和收信者有很熟的私交（不過在商務來往上，就算彼此有點私交，最好還是公私分明），不然最好避免使用 "Sincerely yours,"。
建議可以改用 "Best Regards,"、"Kind Regards," 等代替。
"Hope this helps!"
在中文裡，你可能會說「希望這對你有幫助」，聽起來好像沒怎樣，但在英文商務情境下，這一句可能給人一種比較隨意、非正式，缺乏專業性的感覺。在正式商務溝通中，為了表現出對資訊的準確掌握，會需要更專業的語氣來營造可靠的形象。
下次不妨改用 "I hope you find this information helpful" 或 "Please let me know if I can provide further clarification"，這樣的句子感覺更得體且專業。
"Just checking in"
當你想要發信詢問某件事的進度時，可能沒想太多就寫 "Just checking in"，在中文裡，這一句有「想確認一下⋯⋯」的意思，感覺上沒什麼問題，但在英文語境裡，"Just" 這個字很容易給人一種過度隨意的感覺，而 "checking in" 本身也是比較口語的表達，在正式溝通中顯得有點隨便。"Just checking in" 可能會讓人覺得不夠真誠、不夠具體，尤其你在和客戶或是高層交流的時候，一定要避免。
建議可以用 "I would like to follow up on…" 這一句代替，讓對方清楚知道你是要跟進哪一個具體事件，語氣上也更專業禮貌。
"No problem"
商務信件往來時，如果對方和你道謝，又或是請求你幫忙做某件事，回信的時候請避免用口語的 "No problem"（沒問題），這句聽起來偏隨意、不夠正式，甚至可能讓人感到您在勉強回應請求，尤其是當對方需要確認某件事，或希望某件事能夠獲得你的重視時。
在商務場合，建議使用 "You're welcome" 或 "My pleasure"，這些表達比 "No problem" 更積極正面，讓對方覺得你是真的樂於協助。
"ASAP"
"ASAP" 就是 As soon as possible（盡快）的縮寫，這個字雖然很常見，但在商務信件中，使用縮寫很容易釋放出一種急迫而無禮的感覺，讓對方覺得你不太尊重他的時間安排，因此而感到不舒服。除非是你本人很熟的同事，不然建議一律避免用 ASAP。
如果時間真的很趕，需要對方盡快的時候，可以用 "As soon as you’re able"、或直接告訴對方你需要什麼時間之前收到回覆，例如 "Please reply by next Friday." 等，在表達急迫感的同時，仍展現對對方的尊重。
"I think"
表達意見時，我們很可能下意識就會說 "I think"（我想）甚至是 "I feel"（我感覺），但在商務信件中，請避免 "I feel" 這種暗示主觀意識濃烈的語句，而 "I think" 這一句其實也不太理想，它有一種太過個人觀點的感覺，容易讓人覺得弱弱的，不夠有自信。
在表達專業見解的時候，建議用更有力量的句子來開頭，例如 "In my view"（在我看來）或 "It would be beneficial to…"（這樣做會帶來好處）等。這樣的說法既能傳達自己的看法，又讓人感覺你對自己的觀點充滿信心。
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