學生時期唸書,或是剛出社會工作時,我大多都是全心追求一個目標。雖然有時偷懶或是分心,但是唸書和上班幾乎都排在大部分的事情之前。
幾年前,已經邁入30歲的階段,我開始想要多關心一點家人,多追求自己的興趣,更關注自己身心靈健康等等。重要的事情變多,雜事自然也越來越多。因為每天都在處理雜事,反而認不清事情的優先順序。每天都很忙碌,一直找不到能夠慢下來的方法。直到有一天我發現,自己總是想要成為機器人一樣,能夠正確、快速的自動回覆所有的事情。
於是,我開始練習解除自己的「即時、自動化」模式。
對我而言,要練習「不要即時回覆」訊息,或是立刻回覆一個「讚」,這一件事情聽起來很簡單,但是執行起來卻非常的困難。因為我是一個看到手機上,出現未讀訊息紅點就會很想要點開的人。一旦點開後,當對話顯示已讀,我就會認為對方在等待我的回覆,於是每天就會花費很多時間在回訊息上。
因此,在開始練習前,我先花了一些時間釐清,為什麼「不即時回覆訊息」或是先給人簡單的回應,會讓自己感到焦慮。
「快速和正確的答案」,總是給人聰明的形象。從求學到職場新鮮人,大環境都一直傳達出,要做一個能夠有效率的人,第一時間能夠給出精準的回覆,會讓人有專業和成熟感。如果要成為一個成功的人,能夠自動化回覆問題,好像是一個基本的技能。
可能是長久以來這樣的想法深植到我的心中,於是即使是生活中的雜事,我也用一樣的方法在進行。在釐清這項問題後,我開始試著去思考,有哪些事情不需要一直用到「專業有效率」的方式。
我最先練習的是和朋友們的訊息。
過去,每次只要有朋友號召要聚餐,我總是會第一個跳出來回覆,希望能夠響應朋友的好意。但現在我試著練習,等待一段時間,或是等到下班回家,休息好,在好好的回覆這類的訊息。其實,事後也發現,朋友並不在意他發出的當下,有沒有人回應。因為彼此都能體諒,大家都在工作。
這種擔心朋友尷尬的想法,其實是自己附加的,而且,好好的確認時間,和自己能不能順利參加,反而能夠減少之後更改時間的困擾。
第二種,我取消即時、自動化的答覆,是職場上的公告。
相信大家都會遇到公司在宣布新政策,或是會議後,需要大家確認內容無誤的回覆。這類型的內容,除非是很警急的資訊,要不然通常公司都會給一到兩天的時間,讓大家消化。
以前的我,常常會在主管或同事的通知下,立刻放下手邊的工作,開始確認資訊。但其實這類型的公告,也是可以等到下班前再閱讀。於是,我訓練自己在收到這樣的通知時,會先向同事主管確認,是否需要即刻回覆。
如果時限是還有彈性的空間,我就會安排在下班前的半小時在閱讀。
最後一種,是屬於回應長輩的部分。
由於長輩通常比較容易擔憂和警張,所以以前我都會即時回覆。再加上長輩通常需要更多時間進行溝通,常常一回覆時間就幾乎沒有了。
於是,我決定練習,在確認長輩的內容是瑣碎的事情後,多等一下。如果開始催促或是發送多次訊息時,會直接告知能夠幫忙處理的時間,增加他們的安全感。其實很多時候,長輩們並不急,大多都是害怕自己會忘記,所以才會在想到問題的時候,就希望能夠及時被解決。
在練習一段時間後,我發現,原本以為這樣多留一點彈性時間、緩衝一點的回覆,會讓效率降低,或是處理事情變少。但在嘗試過後,發現其實是相反的結果。在回覆聚會上,不容易安排到撞期的時間。在訊息的回覆上,錯字也變少。還有,可能是問題被接收到解決的時間被拉長,我能夠更有邏輯和有方法的將答案上傳達給對方,減少自己還未想清楚前,所造成的誤傳。
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