《如何可以準時下班？5個讓你增加效率的小方法》 — [ 寧若曦 專欄 ]

• To-do list是邪惡的，把To-do list變成日程表

To-do list其實只是第一步，讓你可以列出你想完成的事情。完成To-do list之後必須把這些事情適當地分佈在你的日程表上。因為只有這樣，你才會知道現實中你可以怎樣完成這些事情。不但要將要做的事情列出，而是確實地寫低什麼時間要完成。例如你明天要完成一份稿，並不可以只寫「我明天要完成稿件」，而要確實地寫下「我明天下午一點要完成稿件」。

如果不能夠在你的日程表上出現，其實那些事情都只不過是一個想法，相反，愈看得久，你可能會愈緊張愈擔憂。當你確實地把它們放在日程表上後，你就會能夠有條理地知道你有多少的時間可以完成每個工作，而且可以更全面地知道你工作的時候到底下一步可以做些什麼。

• 假設自己每天5:30 p.m. 要回家，由放工時間倒向推進，規劃要做的事情

當你向後規劃的時候，通常會愈做愈覺得疲累，甚至會覺得愈來愈難完成。但如果你學會倒向規劃，由要完成的時間慢慢倒著推進，你會發現自己有力量繼續努力下去。這種感覺是來自於因為你知道自己已有全面的計劃著以後的每一步，由於是倒著推進而寫下的計劃，你會知道只要跟著時序做下去，最後一定能夠達到目的，會有一種能夠控制進度和全面地知道現有狀況的掌握，這樣亦可以減低你的無形壓力，對於之後做的每一步也會更有信心。

例如你需要5:30 p.m.放工，那你需要5點把手上的文件送到上司手上，完成這份文件要兩小時的話，再預留一小時給自己資料搜集，那你2點便要開始預備。其實有很多大公司在計劃不同的項目時也是用這樣的方法，只是我們都忘記了這種方法也可以應用在每天工作的計劃上。

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• 為一整個星期寫下計劃

如果你只顧及今天的進度而忽略了明天的計劃，這樣你並不會成功。我們通常只會知道現在這一個小時我要做什麼，但如果我能夠知道接下來這一個星期我要完成什麼，我便能夠更掌握自己擁有的時間運用和行程。

最好規定自己每個星期一，都把整個星期要完成的事情寫下來，分配在每一日的時間表上，然後貼在當眼位置，或是儲存在手機裡，時刻提醒自己並跟進進度，這樣你便能夠對於自己每天做事的進度更有安全感。

• 做事應該少而精

很多時我們都認為自己有太多事情要做，所以令自己覺得並無法在有限的時間內完成。我們做事要少而精，需要分辨那些事情比較重要，不可以當每一件事也是必要的。不要經常答應別人自己要做的事，不要常常說 “Yes” 。當你要做的事情項目減少，你就可以在每件小事上都做得比較好。要學懂拒絕一些不必要的勞力也是一種學問，但這樣會令你做事更有效率，工作上的壓力也可相應減少。

而且做事的項目能夠減少的話，即使你的日程表出現錯漏﹑或是延誤﹑又或是有突發事情需要處理時，你都能夠輕鬆地調配你的時間，並不會因為一件事的延遲而影響整天計劃的進度。

• 不要做無謂的工作，著眼於重要的事情上

不要花太多時間在不需要思考的事情上，例如檢查郵件和瀏覽網頁。這裡指的並不是這個行為本身的無謂，是當別人叫你做的時候，你有沒有動腦筋或放心思在這些事情上。例如上司需要你作資料搜集，你應該仔細地分類好，而且閱讀內裡的文字並加以分析，甚至在其中學懂一些你沒有的知識，而不是用數小時來這個網址看看，那個網頁看看，這樣其實很浪費時間，而且意義不大。

有些事情看來可以很表面，但如果你沒有放心機在思考細節上，會讓事情的質素下降。不要只處理表面的工作，嘗試在工作上找到需要思考的位置，當上司知道你能夠有思考的能力，他才可以委派你做更深層次的工作，那麼這一些不需要思考的事情便可以轉移給下屬，你就可以有更多時間處理真正有意義的工作上。

相信我們如果能夠在工作上運用到這些小方法，想每天準時放工與家人朋友情人約會，應該指日可待喔。

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