寫 Email 是職場生活不可或缺的一部分,只是很少人會滿心期待地收發 email,多半時間,它是瑣碎的、煩人的、甚至言不及義的,有時候工作一多,Email 連串累積起來,那壓力讓人早上打開信箱前都還要先深呼吸一口氣,才不至於被排山倒海而來的信息淹沒。
但職場專家卻認為,厲害的工作者懂得反轉 Email 的乏味無趣,讓它不再只有傳遞訊息的基本功能,而是一樣能提升工作品質、拉近人脈關係的工具。以下 5 種 Email 的用法,靈活運用,或許能替職場帶入新的活力與機會:
1.
每週訊息的統整,梳理出來的大方向
每個禮拜,我們都有無數的訊息往返和會議討論,但千頭萬緒若沒經過統整梳理,往往細瑣地分散到各人的行事曆與記事本上,卻無法形成一個清晰的、有力的團隊總方向。
如果你是主管或小組領導,建議將每個禮拜所有討論過的事物和結論整理起來,製成一份當週工作進度與分派資訊統整,再透過 Email 寄給團隊所有人。這樣不僅能給人你清楚掌握複雜事物的能力,更能幫助所有人知道彼此進度,朝一致的方向前進。
2.
寫給下個禮拜的自己
還記得在電影《穿著 Prada 的惡魔》中,刻薄助理 Emily 總在工作到瀕臨崩潰時,不斷碎唸著 “I love my job” 的畫面嗎?
工作上不同的利益與喜好太多了,在職場成熟的過程,一部分就是學會妥協與犧牲的過程。在不同單位與個人的擠壓磨合之間,有時候我們會迷失方向,懷疑價值,這種時候,我們就需要像 Emily 一樣,用一句話、一段文章、一封信,自己安慰自己,收收驚,定定神。
每個禮拜五離開辦公室前,不妨寫一封信給下禮拜一的自己吧。寫一句鼓勵自己的話、寫一段發人深省的文章、貼上一串職場生存的個人喊話。週末過後回到崗位,點開這樣的 Email,想必能替一週的工作帶來能量。
3.
一封真誠而溫暖的稱讚信
講求「專業」的職場,往往檢討批判很多,讚美鼓勵卻很少。做錯了事情,就要馬上指正修改,以求下次不再犯錯,但做對了事情,卻好像是應該的,很少人會主動明確地去稱讚或表達好意。但,你記得上一次有人稱讚你的工作,那感覺有多好嗎?你是否到今天想起來,心情還是會突然變得輕盈呢?
或許我們的工作環境,都需要多一點真誠的正能量與善意。下次,團隊夥伴交出了漂亮成績、外部合作夥伴給出了精彩成果,不妨都花一分鐘的時間,寫寫你喜愛與感激對方的地方,不把對方的努力當作理所當然,如此,不僅能鼓勵彼此持續進步,更能讓工作心情更加愉悅。
4.
寫給「導師」的一封信
每個人的生活中,或許都有一兩位重要的「導師」,他們經驗比你多、思考較周全清晰,他可以是你大學的教授、某個課程的老師、某個朋友,或是職場上的前輩,許多疑問只要和他們討論,就可以撥雲見日,讓人獲益良多。
如果你身邊幸運有這樣的人,別忘了將平日的疑惑記在心裡,透過 Email 與對方討論,走走成長的捷徑。只是要記得拿捏尊重,才能建立一個有意義的雙向關係。
5.
即便在職場也保有幽默與個性,寄封給「朋友」的信
許多研究指出,一個人快不快樂,很大程度在於他人際關係的品質。人際關係不僅限於職場以外的生活,辦公室裡的關係也同等重要。每個禮拜,不妨寄出一封給朋友的信,可以是公司的好夥伴或公司外的朋友,內容可以是純好玩的閒聊,可以是討論一件需要思考的事,也可以是分享一些影片與想法等等。學會與人建立起真誠的關係,即便在職場上也保有幽默與個性,能讓工作氣氛更舒服,連帶地或許也會影響生產品質。
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