作家Randi Zuckerberg曾在著作《Pick Three》中,將人生重點分為以下五大項目:友誼、工作、家庭、身材、睡眠。同時指出「我們可以擁有全部,只是不能擠在同一天進行。」姑且不論她的人生重點是否與你相同,不過根據她的時間管理邏輯,只要將時間軸拉長,用一個星期、甚至一個月的角度來看,許多人夢寐以求的「平衡工作、生活、自我」似乎並沒有想像中難。前提是,要找到適合自己的時間管理方法。
新的一年,相信有不少人正摩拳擦掌,希望可以好好運用新的365天,為自己的人生帶來一點改變。本次介紹的時間管理術,出自編輯自己。其中最大的特色有二:一是利用描圖紙,讓月計劃變成雙層,借此區分雜事與每月重點項目。二是透過多色便利貼,檢視自己每月重點項目是否有失衡的情況,隨時修正。
這種透過便利貼和描圖紙,改造Moleskine Monthly Planner的方法,我在2018已實行了一整年,效果十分顯著。在工作方面,它協助我兼顧正職與兼職。在自我成長方面,它幫助我順利通過雅思以及申請上研究所。在生活方面,除了日子過得有條不紊外,運動、人際與家庭等休閒活動也沒忽略。因此打算在2019年持續沿用下去,並期待能透過這篇分享,給有興趣的人參考。
#工具介紹
❶ Moleskine Monthly Planner XL
選擇這本手帳的原因主要是因為夠大、好寫,又不重。
❷ 描圖紙
我會自行裁切,再用紙膠帶浮貼在Moleskine上。
❸ 多色便利貼
最多會準備四到五色,作為每個月重點項目的代表。
#描圖紙的下層與上層
● 下層(紙)
這層會用鉛筆寫不得不做的雜事,例如洗衣服、跑郵局等等。此外,我會額外用原子筆將下層的每日方格分成三塊,分別代表「出門前」、「外出」、「返家後」三個時段。相較於用一整天的角度去思考,用時段來區分,比較好估算自己行程有沒有排太滿。
● 上層(描圖紙)
這層會結合便利貼,主要是寫想要達成的重點項目。
先設定好每個顏色代表的意義。例如,【藍色:工作】、【黃色:健康】、【粉色:夢想】、【綠色:人際家庭】。並且思考這些項目有哪些目標。舉例來說,【黃色:健康】每週運動三次,每日攝取足量蔬果。(我是打在Google雲端文件上以便隨時修改。另外建議在設定目標的時候,越精確越好,像是時間、幾次、做到什麼程度)
每週日檢視下週的行程表,搭配Google雲端文件上的各項目標,將各個顏色每週要做哪些事情,安排到空白的時段。例如運動三次就會有三張標示運動的黃色便利貼,分別貼在某三天的格子內。順帶一提,我也會在同一份Google雲端文件上,標註每週都要進行的雜事。例如買菜、打掃房間等,這也會連同重點項目一起安排到新的一週。
#我喜歡這個方法的原因
❶ 移動方便
除了先前提過的好處外,我喜歡描圖紙結合便利貼時,移動計劃十分方便的特性。
❷ 格子大小剛好
對我來說,多一層描圖紙也解決格子不夠大的問題。老實說,我覺得這點比較看個人,除了字體大小外,這也跟做事習慣,還有項目所需要的時間有關。舉例來說,我偏好少量多餐,喜歡一天進行多個項目,但每個項目所需的時間則會有長有短。一開始可能會比較難抓自己的速度,但練習多次以後,大致上都能知道自己一天可完成的量有多少。
❸ 不得不 “Pick Three”
人都是貪心的,但偏偏一天就是二十四小時。由於描圖紙也受限於底下格子的大小,因此一天最多也只能貼三張便利貼。某方面來說,這種時間管理方法化解了我老愛給自己過多任務的壓力,讓我知道自己這天有達成這些事項就夠了,至於其他項目就留給這個星期的其他天吧。而且一個星期、一個月看下來,各個重點項目的比重也一目了然。
在反覆練習時間管理多年後,編輯自己最大的心得有兩個:一是不要輕忽留白的重要,二是所謂的好方法,就是最適合自己的那個。希望對2019有所期許的各位,都能擁有充實愉快的一年。
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