在寫工作往來的英語 e-mail 時,因為不是自己的母語,常常會抓不住語感,拿捏不清怎樣寫會太冗贅、怎樣寫又太隨興,以致於最後交出一篇同時包含了過度複雜官腔與錯誤文法的奇葩信件。
e-mail 是建立個人形象的重要門面,寫得不好容易會給人不夠專業的感覺,所以平時在這方面多上點心是絕對必要的。以下是幾個現在依舊時不時會見到、但實際上卻過度冗贅與老古板的 e-mail 用法,檢查看看自己是不是都避免了。
Attached please find…
Attached please find… 意思是要人參考附件的某個資訊,但在 e-mail 中叫人去“Find” 某個資訊總感覺有點奇怪,會讓人不禁心中暗想「是要找復活節彩蛋嗎?」,而這句話本身的用法也有冗贅之嫌,不妨直話直說,改寫成 “Attached is the proposal.” 或 “Attached are the recipients.” 就好。
Please don’t hesitate to contact me.
這句話給人一種官腔感,而且說與不說影響並不大,因為對方要是有問題,當然會傳 e-mail 問你。如果真想要表達類似涵意的話,不妨直截了當地說 “E-mail me if you have any questions.”
As per…
As per 其實就是 “According to…” 的意思,用來提醒對方你們曾經討論或同意過的事項,但 “as per” 很多時候可以直接就用 “Per” 取代就好,講 “As per” 有種過於正式的感覺,所以下次請把 “As per our previous discussion…” 改成 “Per our previous discussion…”,或是改寫整個句法,寫成更清楚直接的 “As we discussed…”
At your earliest convenience.
在信末請人回覆時有時會寫到這句話,但對很多英語使用者來說,這句話有種 “Passive Aggressive” 的感覺,因為照理來說,一般人都是會回覆信件的,再講這句話就顯得有點多餘,不如直接省略。但如果你的信件有回覆的急迫性,就直接給對方一個清楚的答覆期限,例如 “I need this information by Friday 5pm” 或 “Please reply by next Monday.”
For your reference…
For your reference 這句話本身就是冗贅,講跟沒講差別不大,例如 “For your reference, this is a list of the products.” 這句話,其實可以直接寫 “This is a list of the products.” 就好。
Sincerely yours
許多人在信件最後會寫上 “Sincerely yours”,但這句話有種陳腔濫調之感,其實只要寫 “Sincerely,” 或 “Regards,” 就可以了。
Dears…
你或許曾收過以 “Dears…” 開頭的信件,但英文信件裡並沒有 Dears 這種寫法,請改成以 “Dear” 開頭的 “Dear Mr. Smith” 或 “Dear Ms. Smith” 就好。另外,最近有許多關於信件該以 “Dear” 還是看起來更活潑親近的 “Hi” 或 “Hello” 來開頭比較好的討論,我問過許多英語專業母語人士後,發現第一次與對方聯絡,最好還是先使用 “Dear” 這個字比較安全。
Period of time、On a daily basis…
除了常見的過時英語信件用句外,信件本身內容的冗贅句最好也要多多避免,免得讓讀的人看得很累。例如“Period” 與 “Time” 本身是互撞的詞,因此 “Period of time” 這種用法就稍嫌冗贅,而 “On a daily basis” 其實可以直接寫 “Daily” 就好。
此類範例其實多得不勝枚舉,要精簡自己的英語寫作,需要多多閱讀與練習,慢慢累積提煉程度。我推薦可以先看看例如 Daily Writing Tips 網站的文章,或閱讀這本英語寫作經典工具書《The Elements of Styles》,相信會頗有幫助。
商務英語 e-mail 往來,重點是流暢易讀及言簡意賅,有些用法對中文母語者來說可能看似不夠委婉,但實際上卻能替閱讀者省下不少麻煩,加快溝通效率。下次寫英語 e-mail 時,把以上幾點記在心裡吧!
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