Facebook、Google 等大企業的開闊辦公空間總讓你滿心羨慕,尤其是那些上班時間卻能窩在吊床上打電腦、時不時與同事在吧台前聊天、喝酒的愜意畫面更是讓上班都成了美夢。
然而現實是若缺乏超強定力與專注力,也許「開放式辦公室」並不適合你。哈佛教授 Ethan Bernstein 與 Stephen Turban 在研究報告中指出,其實「開放式辦公空間」並不像人們預期地那樣,能夠增加員工面對面互動、合作的機率,反而降低了員工的社交意願,讓他們變得更依賴透過電子產品進行溝通,工作效率不增反降。
對於隱私的渴望,使員工陷入社交瓶頸
此項研究於兩家前500強國際企業的辦公空間內舉行,前後花了4週的時間,並設定了兩組對照情境──於第一組情境內,打破座位與座位之間的邊界、拆除辦公室內所有牆壁,並召集了公司內所有部門如技術、銷售、財務、產品開發與人力資源等等,所有員工一起在同個空間內工作。
而另一組情境,則是演示最傳統的辦公室,每個員工都有自己的座位,座位與座位之間也有牆面/板子作出間隔。
Google's Office in New York City
為了能夠更準確地看到兩組間的差別,參加此項研究的全部100名員工都被要求配戴社會測量裝置*,而結果卻與外界對兩種工作環境的印象有著極大出入。
結果顯示第一組員工面對面交流的時間反而減少了67%~71%,而通過電子郵件溝通的次數則增加了22%~50%,表示員工之間所縮短的物理距離,並未提升他們的親近程度,開放式辦公空間不僅減少了員工互相合作的機率,也因為少了面對面的商量與討論,進而降低工作效率。
*社會測量裝置(sociometric badges):為專門測量員工「有沒有充份與其他同事互動」的追蹤裝置,裡面裝有一顆小麥克風,計算員工在辦公室裡講了多少話、聽別人講了多少話,而裝置內的加速儀,則可以檢測出現在員工是「靜坐」著,還是正在「走動」中。
少了個人空間,造成員工心理壓力
雖然研究人員並未闡述造成此現象的原因為何,但根據 Chicago Tribune 網站文章指出,開放式辦公空間就像把人們丟進一個沒有個人空間的巨大魚缸中,這樣的過度刺激驅使人們找出保護隱私的方法──拒絕與他人合作、以數位訊息的互動取代真實的肢體語言。
再加上開放式辦公空間的佈局打破座位疆界,讓員工被迫看見、聽見其他同事的所作所為,過多的訊息交流使員工無法專注在手邊的事情上,進而拉長完成任務的時間。
混合式空間規劃,會是更好的選擇
既然開放式設計這麼多缺點,那麼我們是否該回歸老派的封閉式辦公空間?其實不然。
畢竟當初室內設計師創造開放式辦公空間的動機,便是消弭辦公室內的階級意識、激發員工之間的創意對話(即便後者可能不見成效),而針對開放式辦公空間延伸出的社交障礙與工作效率低落等問題,Global Banking and Finance Review 給出了以下幾點解決辦法:
- 為不同的任務與目的打造獨立空間:讓需專心在個人企劃上與需合作商討企劃的員工/小組,能夠各自擁有自己的辦公空間。
- 允許員工使用未在使用的會議室:如果員工需要幾個小時的安靜時間來完成任務,那麼主管可在會議室不被使用時授予他們使用權限;當然這也考慮到每個人都有不同的工作方式,有些人需要背景噪音幫助思考,有些人則需要處在絕對安靜的空間內,才能專心做事。
- 制定噪音管制規則:辦公室的交談聲、電話聲、四處走動的腳步聲,對於嚮往安靜辦公空間的人來說簡直是種折磨,因此除了配戴耳機之外,公司也需擬定並要求員工遵守噪音管制規則,讓每個人都能享受到優質、高效的工作環境。
以上規則雖仍適用於開放式辦公空間,卻也結合了封閉式空間的最大優點──讓員工回歸到相對安靜並且保有隱私的工作環境,才能發展出更豐富的生產力,與更有效率的團隊合作力。
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